Wirkungsbereich: spezifische Gruppen

Effektpotential: mittel

Umsetzungsaufwand: mittel

Themen-Indikatoren (groß): Arbeitsmittel, Gesundheitsschutz

Themen-Indikatoren (klein): Arbeitsabläufe

Beschreibung: Gibt es eine negative Stimmungsverteilung einer besonderen Gruppe zum Thema Arbeitsmittel, liegen oft besondere Verhältnisse vor. Dies kann Lärm, Licht, Temperatur- oder Geruchsursachen haben. Prüfe zunächst, ob es bestimmte Tage oder Zeiten sind, an denen die Stimmungskurve besonders negative Werte annimmt und suche die Gruppierung zu diesen identifizierten Zeiten auf. In einem gemeinsamen Gespräch werden die Mitarbeiter schnell die Ursache benennen können und haben sich meist auch schon Gedanken zu einer einfachen Lösung des Problems gemacht. Bei größeren Problemen bedarf es Experten zur Behebung des Problems und der Ursachen. Wir unterstützen gerne bei der Vermittlung geeigneter Berater.

Wirkungsbereich: global

Effektpotential: hoch

Umsetzungsaufwand: hoch

Themen-Indikatoren (groß): emotionale Inanspruchnahme, Arbeitsdruck, Balance von Berufs- und Privatleben, Arbeitszeitflexibilität

Themen-Indikatoren (klein): Arbeitsklima

Beschreibung: Nichts ist für ein Unternehmen teurer als ein Mitarbeiter, der unter dem Arbeitsdruck und der emotionalen Inanspruchnahme zusammenbricht. Dabei entstehen nicht nur Pflichten für den Arbeitnehmer gegenüber seinen betroffenen und gefährdeten Mitarbeitern. Diese Fälle haben auch Auswirkungen auf alle Mitarbeiter des Unternehmens und beeinflussen damit das Arbeitsklima nachhaltig.

Unter diesem Gesichtspunkt spielen vorzeitige Maßnahmen, die ebenfalls mit Kosten verbunden sind, eine andere Rolle. Mitarbeiter haben heute nicht mehr länger nur das Streben nach Karriere und hohem Lohn, sie wollen selbst bestimmen können, wie viel Belastungen sie sich zutrauen können. Sabbatical, Sabbatjahr und sonstige Auszeiten finden sich immer mehr in der Arbeitswelt wieder. Geschickt umgesetzt, fördert es die Bindung ans Unternehmen und lässt Arbeitseffizienzen enorm steigern.

Um eine für alle als gerecht empfundene Möglichkeit zu schaffen, benötigt es klare Regelungen. Dabei sollte nicht nur geregelt werden, wie der Ausgleich und der Ablauf stattfinden kann, sondern auch der Wiedereinstieg genau geplant sein. Schließlich soll die Maßnahme eine Bindung ans Unternehmen und nicht ein schleichender Verlust des Mitarbeiters sein. So wie die Regelungen global gleich sein sollten, muss die weiterführende Planung hinterher individuell geführt sein. Der Mitarbeiter muss brennen wieder ins Unternehmen zurückkehren zu können. Auch hier ist eine Beratung sehr empfehlenswert.

Hintergrundinformationen:

https://www.haufe.de/recht/arbeits-sozialrecht/burnout-prophylaxe-rechtspflichten-des-arbeitgebers-in-gefaehrdet_218_78008.html

https://www.sabbatjahr.org/sabbatjahr.php

Wirkungsbereich: global

Effektpotential: mittel

Umsetzungsaufwand: mittel

Themen-Indikatoren (groß): Arbeitsmittel

Themen-Indikatoren (klein): Arbeitsabläufe

Beschreibung: Je größer ein Unternehmen ist, umso komplexer werden Beschaffungsprozesse. Damit soll sichergestellt werden, dass Kosten nicht unbemerkt stark steigen und Budgets eingehalten werden. Mit der steigender Komplexität steigt aber auch die Wahrscheinlichkeit, dass verschiedene Mitarbeiter nicht mehr überblicken, wie kleine Notwendigkeiten beschafft werden können oder der Aufwand größer als der Nutzen wird.

Prüfe in verschiedenen unterschiedlichen Abteilungen, wie der Beschaffungsprozess gelebt wird. Nimm dir insbesondere die Gruppierungen vor, die ein schlechtes Stimmungsbild zu dem Thema anzeigen. Betrachte den kompletten Freigabeprozess an konkreten Beispielen. Oft sind es kritisch und zu vorsichtig eingestellte Vorgesetzte, die wichtige Beschaffungen blockieren. Prüfe, ob die Kriterien für eine Freigabe klar und überall bekannt sind. Prüfe auch, dass es einen Sonderweg gibt, für Beschaffungen, die nicht mit dem Standardbeschaffungsweg abgedeckt werden können. Dabei gilt Kostenersparnis sollte das Ziel von allen Mitarbeitern sein, doch Beschaffungen, die die Effizienz des Unternehmens steigern, dürfen nicht global blockiert sein.

Hintergrundinformationen:

https://blog.simuform.com/beschaffungsprozess-einkauf-optimieren

https://unternehmen.handelsblatt.com/beschaffungsprozesse-optimieren.html

https://www.eazystock.com/de/blog-de/2017/08/18/einkaufsmanagement-optimieren/

Wirkungsbereich: spezifische Gruppen

Effektpotential: mittel

Umsetzungsaufwand: mittel

Themen-Indikatoren (groß): Arbeitsdruck, Arbeitsabläufe, Absprachen im Kollegenkreis und mit Vorgesetzten

Themen-Indikatoren (klein): Arbeitsklima

Beschreibung: Prozesse werden oft nicht einheitlich genutzt. Oft fehlt das Wissen um bestimmte Prozesse oder es werden Prozesse wegen fehlendem Verständnis boykottiert.  Das kann sowohl bei der zuliefernden Seite als auch bei der ausführenden Seite sein. Prüf die Einhaltung von Prozessen bei den Gruppen, bei denen die Indikatoren ein Problem anzeigen. Bei Nichteinhaltung schaffe die Transparenz, warum diese Prozesse bestehen und höre zu, welche Widerstände es aus welchen Gründen es gibt. Oft können mit kleinen Anpassungen Prozesse leicht optimiert werden.

Wirkungsbereich: spezifische Gruppen

Effektpotential: hoch

Umsetzungsaufwand: hoch

Themen-Indikatoren (groß): Arbeitsautonomie, Arbeitsdruck, Anerkennung und Wertschätzung, Arbeitsklima, Unterstützung durch Vorgesetzte

Themen-Indikatoren (klein): berufliche Herausforderung, Arbeitszeit

Beschreibung: Führungskräfte müssen vielen Anforderungen gerecht werden, dabei sind sie mit vielen Aufgaben verwachsen und haben oft nicht die notwendige Kompetenz in Form einer Schulung gelernt. In vielen Unternehmen wird der Umgang mit Menschen als selbstverständlich angesehen, ohne dabei zu beachten, dass hier viel Basiswissen als Grundlage notwendig ist.

Führungskräfteschulungen gibt es viele am Markt. Hier macht ein Vergleich der Angebote im Vorfeld Sinn. Prüfe ob eine Inhouse-Schulung oder eine externe Schulung sinnvoller ist.

Bitte beachten: Sende niemals nur eine einzelne Führungskraft. Es bedarf dem Gefühl einer Förderung und nicht einer Bestrafung bei den geschulten Personen. 

Wirkungsbereich: global

Effektpotential: mittel

Umsetzungsaufwand: gering

Themen-Indikatoren (groß): Anerkennung und Wertschätzung, Arbeitsklima, Unterstützung durch Vorgesetzte

Themen-Indikatoren (klein): Balance von Berufs- und Privatleben

Beschreibung: Es sind die einfachen Dinge des Lebens, die das zwischenmenschliche Klima positiv beeinflussen. Umso wichtiger und so wertschätzender ist es, an den Geburtstag der Mitarbeiter zu denken. Es ist so einfach, z. B. von seinem Vorgesetzten mit einer Geburtstagskarte und ein paar handgeschriebenen persönlichen Zeilen überrascht zu werden.

Stelle sicher, dass du für alle Beteiligten eine Erinnerung im Kalender eingetragen hast, nicht dass die schöne Geste durch das Vergessen einer einzelnen Person wieder zunichte gemacht wird.

Wer das noch steigern möchte, kann im Team Unterschriften einsammeln und die Karte vom ganzen Team überreichen.

Durch diese wertschätzende Geste werden auch die Mitarbeiter mit dem aktuellen Geburtstagskind besonders umgehen, was ebenfalls das gegenseitige Verständnis steigert.

Bitte beachten: Geburtstagsdaten sind persönliche Daten. Sprich hier das Vorgehen mit dem Personalrat und dem Datenschutzbeauftragten ab. Insbesondere das Geburtsjahr kann Befindlichkeiten Einzelner verletzen.

Wirkungsbereich: global & spezifische Gruppen

Effektpotential: mittel

Umsetzungsaufwand: ganz klein

Themen-Indikatoren (groß): Anerkennung und Wertschätzung, Arbeitsklima, kollegiale Zusammenarbeit

Themen-Indikatoren (klein): Absprachen im Kollegenkreis und mit Vorgesetzten, emotionale Inanspruchnahme

Beschreibung: Im täglichen Arbeitsprozess kommt die gegenseitige Anerkennung oft zu kurz. Dies trägt unbewusst zu falschen Bildern von uns selbst und den Mitarbeitern bei. An diesem Umstand lässt sich durch kleine Maßnahmen, die jederzeit machbar sind, etwas ändern. Dies kann sehr spielerisch erfolgen:

1. Bevor ein Meeting oder gemeinsamer Arbeitsprozess startet, schreibt jeder seinen Namen auf ein Stück Papier. Diese werden gesammelt und per Zufall verteilt. Jetzt darf jeder nacheinander über die gezogene Person sagen, was er/sie an ihm/ihr mag, was er/sie wertschätzt, was er/sie gut macht. Dadurch werden Diskripanzen verringert, die Selbstwahrnehmung positiv beeinflusst und der Fokus auf die positiven Werte einzelner Menschen verändert.
2. Bevor ein Meeting oder gemeinsamer Arbeitsprozess beginnt, soll jeder etwas sagen, was er/sie in den letzten Tagen gut gemacht hat. In einer Leistungsgesellschaft messen wir uns an der Selbstkritik und nehmen unsere Leistungen unkommentiert hin. Dabei hilft diese Selbstanerkennung den innerlichen Stress zu minimieren, den Kollegen das eigene Bild zu teilen, welche Herausforderungen einen beschäftigen und welche Leistungen tagtäglich erbracht werden und nicht selbstverständlich sind.
3. In der Gruppe weitere Fragen klären: Wie geht es mir? Für was bin ich auf Arbeit dankbar? Was habe ich geleistet, was niemand bemerkt hat? Welche persönliche Entwicklung habe ich im letzten Jahr geschafft? Was würde ich gerne mehr machen? ....

Wirkungsbereich: global

Effektpotential: mittel

Umsetzungsaufwand: mittel

Themen-Indikatoren (groß): emotionale Inanspruchnahme, Arbeitsdruck, Balance von Berufs- und Privatleben,

Themen-Indikatoren (klein): Arbeitsklima

Beschreibung: Präventions- und Gesundheitskurse werden oft durch die Krankenkassen der Mitarbeiter unterstützt. Die lokalen Anbieter halten hierzu meist schon genaue Informationen vor und beraten gerne. Kontaktieren Sie also die lokalen Fitnessstudios und Kursanbieter, die beraten Sie gerne. Wichtig ist dabei im Vorfeld zu ermitteln, wie hoch der Bedarf bei den Mitarbeitern ist.

Bitte beachten: Klären Sie immer im Vorfeld die Kostenübernahme, der genaue Ablauf der Zahlungsmodalitäten und die Voraussetzungen, die die Krankenkassen fordern. So gerne die Krankenkassen helfen, so zeigen sie sich oft im Nachhinein als unflexibel, wenn der Kurs nicht genau ihren Anforderungen entspricht.

Hintergrundinformationen:

https://www.krankenkassen.de/gesetzliche-krankenkassen/leistungen-gesetzliche-krankenkassen/praevention-vorsorge-krankenkassen/Gesundheitskurse/

https://www.gkv-spitzenverband.de/service/versicherten_service/praeventionskurse/primaerpraeventionskurse.jsp

Wirkungsbereich: global

Effektpotential: hoch

Umsetzungsaufwand: hoch

Themen-Indikatoren (groß): emotionale Inanspruchnahme, Anerkennung und Wertschätzung, kollegiale Zusammenarbeit, Unterstützung durch Vorgesetzte

Themen-Indikatoren (klein): Arbeitsklima, Arbeitsdruck, Absprachen im Kollegenkreis und mit Vorgesetzten

Beschreibung: Im Alltagsstress fügen wir uns selbst und unseren Mitmenschen oft unbewusst kleine seelische Verletzungen zu. Dies geschieht ohne den oft unterstellten bösen Willen, sondern einfach im Eifer des Gefechtes. Es sind oft Missverständnisse zwischen dem was wir sagen wollen und was bei dem Gegenüber ankommt. Kommunikation ist ein komplexes Thema, trotzdem erhalten die wenigsten Menschen eine Ausbildung darin. Mit der Gewaltfreien Kommunikation nach Marshall Rosenberg bekommen wir eine Methode die zwischenmenschliche Kommunikation sensibler und weniger verletzend zu meistern. Zusätzlich wächst das Verständnis gegenüber den eigenen und den Gefühlen meines Gesprächspartners.

Hintergrundinformationen:

https://de.wikipedia.org/wiki/Gewaltfreie_Kommunikation

https://www.soft-skills.com/gewaltfreie-kommunikation/

https://www.gfk-info.de/trainerinnen/

Wirkungsbereich: global

Effektpotential: groß

Umsetzungsaufwand: mittel

Themen-Indikatoren (groß): berufliche Herausforderung, Kollegiale Zusammenarbeit

Themen-Indikatoren (klein): emotionale Inanspruchname, Arbeitsabläufe

Beschreibung: Von außen sehen Aufgaben meist sehr einfach aus. Oft liegt die Tücke aber im Detail. Eine Jobrotation oder die Möglichkeit in Abteilungen zu schnuppern, kann etliche Vorteile bringen:

• Steigerung des gegenseitigen Verständnisses für die Dauer von Arbeitsabläufen sowie von zu überwindenden Herausforderungen der Kollegen
• bereichsübergreifende Optimierungsmöglichkeiten lassen sich leichter feststellen und umsetzen
• Lieferung eines neutraleren und frischeren Blickes von außen
• Verringerung von Vorurteilen

Wirkungsbereich: spezifische Gruppen

Effektpotential: groß

Umsetzungsaufwand: groß

Themen-Indikatoren (groß): Absprachen im Kollegenkreis und mit Vorgesetzten, Anerkennung und Wertschätzung, Arbeitsklima, kollegiale Zusammenarbeit

Themen-Indikatoren (klein): emotionale Inanspruchnahme

Beschreibung: Eine achtsame Kommunikation wird in den wenigsten Berufsfelder gelernt. Im Alltagsstress scheitern Gruppen deswegen oft an der Kommunikation untereinander. Falsch verstandene Pflichten, falsche und unausgesprochene Erwartungen, unbewusst ausgesprochene Verletzungen und falsch interpretierte Aussagen führen dann zu unnötigen Streitigkeiten und Zwistigkeiten. Die Trennung zwischen beruflichen Belangen und zwischenmenschlichen Bedürfnissen gelingt selten. Oft führt das zu einer Gruppensituation, aus der sich die Mitarbeiter ohne Anleitung von außen nicht mehr befreien können. Hier hilft ein externen Mediator, der durch eine neutrale Analyse persönliche Befindlichkeiten von beruflichen Anforderungen trennen kann. Er hilft dabei gegenseitiges Verständnis aufzubauen und wieder eine neue gemeinsame Basis mit gemeinsamen Zielen zu erarbeiten. Gute Mediatoren haben die Erfahrung, die Methoden und Werkzeuge, sowie die Kompetenz selbst verzwickt anmutende Konflikte zu lösen.

In großen Unternehmen kann es Sinn machen, selber Mediatoren ausbilden zu lassen. Diese kennen die Unternehmensstruktur und -kultur sowie ihre Herausforderungen und besitzen für fremde Abteilungen den notwendigen Abstand.

Weitere Hintergrundinformationen:

https://de.wikipedia.org/wiki/Mediation

https://www.mediation.de/mediation/wasistmediation

http://www.mediator-finden.de/

Wirkungsbereich: spezifische Gruppen

Effektpotential: mittel

Umsetzungsaufwand: mittel

Themen-Indikatoren (groß): Anerkennung und Wertschätzung, Unterstützung durch Vorgesetzte, kollegiale Zusammenarbeit, Arbeitsklima

Themen-Indikatoren (klein): -

Beschreibung: Die zwischenmenschliche Verbindung zu Kollegen und Vorgesetzten ist das Bindeglied für eine effiziente Zusammenarbeit. Es bedarf keiner dicken Freundschaft, aber einem gegenseitigen Verständnis und Respekt. Dabei können wir den Menschen von seiner im Unternehmen eingenommenen Rolle nicht trennen. Deshalb bedarf es abseits von den beruflichen Informationen auch einen zwischenmenschlichen Kontakt. Bei einem Offsite Meeting gibt es ausreichend Möglichkeiten, sich ungezwungen als Mensch näher kennenzulernen. Bei der Organisation sollten unbedingt alle Beteiligten mit eingebunden werden. Es bedarf keiner großen kostspieliger Ideen und auch kein minutengenau durchorganisiertes Event. Im Gegenteil, es braucht den Freiraum ungezwungen mit einander reden und in Kontakt kommen zu können. Witzige Ideen können dabei das Kennenlernen unterstützen. Wer möchte kann dabei auch auf Events zugreifen, die Teambuildingeigenschaften haben.

Hintergrundinformationen:

https://www.harvardbusinessmanager.de/tipp-des-tages/a-1058194.html

https://startupalm.com/2018/07/7-gruende-fuer-ein-offsite-als-team-event/

Wirkungsbereich: global

Effektpotential: hoch

Umsetzungsaufwand: hoch

Themen-Indikatoren (groß): Arbeitsdruck, Arbeitsabläufe, kollegiale Zusammenarbeit

Themen-Indikatoren (klein): Arbeitsklima, Absprachen im Kollegenkreis und mit Vorgesetzten

Beschreibung: Für diese Maßnahme sind insbesondere zwei Arten von Unternehmen prädestiniert:

-        Unternehmen, die bisher zu klein für ein eigenes Projektmanagement sind, aber jetzt die richtige Größe erreicht haben

-        Unternehmen, die in Ihrem Aufbau eine klassische Linienstruktur haben, die aber nun den Anforderungen des Marktes nicht mehr gerecht werden können

Diese Maßnahme ist eine solch große Umstrukturierung, dass es anzuraten ist, sich dabei einen Experten als externen Berater hinzuzuholen. Davor gilt es aber sich mit den beiden möglichen Arten des Projektmanagements auseinanderzusetzen und zu prüfen, welche davon für das eigene Unternehmen besser passt:

-        Unterstützende Projektkoordination

-        Klassisches Projektmanagement

-        Agiles Projektmanagement

Danach sollte ein Berater mit einem hohen Erfahrungsschatz ausgewählt werden. Gerne empfehlen wir dazu Berater aus unserem Pool an zertifizierten SUMAK KAWSAY Beratern.

Hintergrundinformationen:

Führende klassische PM-Methoden

https://www.pmi.org/

https://www.gpm-ipma.de/

https://www.prince2.com

Agile PM-Methoden

https://www.methodpark.de/blog/scrum-und-kanban-wann-nutze-ich-was/

Wirkungsbereich: global

Effektpotential: hoch

Umsetzungsaufwand: hoch

Themen-Indikatoren (groß): Arbeitsabläufe, Arbeitsrhythmus, Arbeitsdruck, Unterstützung durch Vorgesetzte, Absprachen im Kollegenkreis und mit Vorgesetzten

Themen-Indikatoren (klein): Arbeitszeit, Arbeitsautonomie, Arbeitsklima, Arbeitsmittel

Beschreibung: Prozesse sind das Schmiermittel im Unternehmensgetriebe. Ein guter Prozess schafft Klarheit für alle Beteiligten, sorgt für die richtigen Voraussetzungen bei jedem Arbeitsschritt und verhindert unnötige Zusatzarbeiten. Nach den Mitarbeitern steckt hier das meiste Potential eines Unternehmens. Da Unternehmen sich heute stetig den Gegebenheiten anpassen müssen, bedarf es auch einer regelmäßigen Überprüfung der Prozesse. Die besten Prozesse entwickeln dabei die Mitarbeiter, die diese später auch leben sollen. Prozesse, die von außen übergestülpt werden, verfehlen meist die Bedürfnisse der einzelnen Mitarbeiter und werden abgelehnt

Beginnt bei der (Weiter-)Entwicklung stets mit der (intrinsischen) Motivation. Wenn alle das selbe Ziel vor Augen haben und den Sinn darin für sich selbst sehen, werden alle ihren Teil für einen optimalen Prozess und reibungslosen Ablauf sowie der Weiterentwicklung beitragen.

Bei der Entwicklung arbeitet euch Top Downs vor. Prüft zuerst, ob neue Prozesse in bestimmten Bereichen vonnöten sind und ob vorhandene Prozesse möglicherweise überflüssig geworden sind. Entwickelt danach die einzelnen Prozesse. Fangt dabei zuerst an, dass Prozessziel zu definieren/prüfen und dann die einzelnen Arbeitsschritte zu bestimmen. Je Arbeitsschritt bedarf es einer Definition der Voraussetzungen, erleichternde Unterstützungen, der dabei entstehenden Ergebnisse, Verantwortlichkeiten und benötigte Dokumentation. Auch eine zeitliche Betrachtung kann sinnvoll sein.

Bei der Entwicklung entsteht dabei oft auch ein gegenseitiges Verständnis der einzelnen Arbeitsschritte.

Es bedarf das Verständnis der entstandenen Prozesse aller Beteiligten. Ein Prozess kann nur funktionieren, wenn ihn alle versuchen zu unterstützen und er nicht absichtlich oder unterbewusst sabotiert wird.

Bitte beachten: Es bedarf in regelmäßigen Abständen der Unterstützung einer externen Person. Sie kann neue Gedankenwege in das Unternehmen bringen und kennt neue Arten von Prozessen. Die Wissenschaft der Prozessergonomie entwickelt sich stetig weiter und Best Practice Erfahrungen aus anderen Unternehmen können so auch bei dir ihre Potentiale entfalten.  

Wirkungsbereich: global

Effektpotential: mittel

Umsetzungsaufwand: mittel

Themen-Indikatoren (groß): Arbeitsmittel, Gesundheitsschutz

Themen-Indikatoren (klein): Arbeitsabläufe

Beschreibung: Jeder Arbeitgeber ist verpflichtet Arbeitsmittel und Arbeitsstätten zu prüfen. In großen Unternehmen sind dafür eigene Prozesse definiert und Verantwortliche festgelegt. Dabei wird die Einhaltung der Betriebssicherheit in den Vordergrund gestellt. Dies ist nicht nur der gesetzlichen Pflicht wegen, sondern auch als Verantwortung gegenüber den Arbeitnehmern wichtig. Bei den Prüfungen findet dabei oft aber keine Beachtung, was getan werden kann, um für jeden Mitarbeiter eine optimale Arbeitsumgebung zu schaffen. Hier bedarf es oft einer Verbesserung. Prüfe regelmäßig, welche Arbeitsmittel für eine Effizienzsteigerung ersetzt, ausgebaut oder angeschafft werden sollten. Natürlich wünscht sich jeder Mitarbeiter immer das beste Werkzeug. Transparenz hilft auf allen Seiten. Sammle zentral, was an Anschaffung gewünscht ist, was damit für Kosten eingehen und welcher positive Effekt aus der Anschaffung zu erwarten ist. Zeige auf, was das Unternehmen für ein Budget einplant, mit genügend Transparenz versteht jeder Mitarbeiter die richtige Priorisierung.

Wirkungsbereich: global

Effektpotential: mittel

Umsetzungsaufwand: klein

Themen-Indikatoren (groß): Absprachen im Kollegenkreis und mit Vorgesetzten, Anerkennung und Wertschätzung, Arbeitsklima, kollegiale Zusammenarbeit, Unterstützung durch Vorgesetzte

Themen-Indikatoren (klein): emotionale Inanspruchnahme, 

Beschreibung: Im "Hamsterrad unserer leistungsorientierten Umgebung" nehmen wir unsere Erfolge und die der Arbeitskollegen nicht ausreichend war. Nach jeder Herausforderung folgt der nächste Auftrag. Dabei ist die stetige Reflektion ein wichtiges Mittel, um Burnouts, aber auch falsche Prozesse und Missverständnisse zu vermeiden. Hier hilft es regelmäßige Retrospektiven einzuführen. Diese Methode stammt aus dem agilen Projektmanagement. Hier werden nach vorher definierten Zeitabstände (im agilen Projektmanagement Sprint genannt), in denen eine festgelegte Aufgabensammlung (im agilen Projektmanagement Backlog genannt) bearbeitet wird, feste Treffen für den Austausch des Teams vereinbart. In der Retrospektive werden folgende Punkte besprochen:

• Was wurde seit der letzten Retrospektive gemeinsam geschafft?
• Was waren die Herausforderungen dabei?
• Was hat nicht geklappt?
• Was kann verbessert werden?
• Was hat gut geklappt?
• Wie können Abläufe verbessert werden?
• Welche behindernde Einflüsse von außen können vermieden werden?
• Benennung besonders gut gelaufener Aktionen

In gut laufenden Retrospektiven bedarf es keiner Moderation, dass Team übernimmt selbst die Verantwortung dafür. Wichtig ist, dass im Vorfeld Kommunikationsregeln aufgestellt werden:

• Verzicht auf persönlichen Anklagen
• sachlicher und gegenseitig respekvoller Umgang
• gegenseitig aussprechen lassen
• zielorientiertes Handeln
• nicht Einzelpersonen, sondern das Team versuchen zu verbessern

Weitere Informationen und Hinweise:

https://de.wikipedia.org/wiki/Scrum#Sprint-Retrospektive

https://de.wikipedia.org/wiki/Scrum#F%C3%BCnf_Phasen_einer_Retrospektive

https://luis-goncalves.com/de/agile-retrospektiven/

Wirkungsbereich: spezifische Gruppen

Effektpotential: groß

Umsetzungsaufwand: groß

Themen-Indikatoren (groß): Arbeitszeit, Arbeitsdruck

Themen-Indikatoren (klein): Arbeitsrhythmus

Beschreibung: Eine gleichmäßige Auslastung ist das Ziel eines jeden Unternehmens. Leider lässt sich das in der Unternehmenswelt selten umsetzen. Prüfe im ersten Schritt, ob die Indikatoren zeitlich andauernd, zu regelmäßigen Zeitpunkten (Quartalsende, Installationstermine, etc.) oder nur temporär vorhanden sind. Gleichzeitig kann geprüft werden, ob zeitgleich Gruppen bestehen, die den Gegenindikator "Berufliche Herausforderung"  anzeigen. In diesem Fall sollte geprüft werden, ob Aufgaben nicht umgelagert werden können.

Zeigen beide Themenindikatoren über einen größeren Zeitraum schlechte Werte an, sollten die Arbeitsressourcen gesteigert werden. Das kann durch Schaffung neuer Arbeitsplätze oder der Verschiebung aus anderen Bereichen erfolgen.

Bitte beachten: Zieht man Arbeitskräfte aus höher qualifizierten Bereichen ab, kann das als Bestrafung empfunden werden. Mitarbeiter, die sich eine Qualifikation erst erarbeiten müssen, dabei aber nicht überfordert werden, empfinden die Umstrukturierung gerne als Chance und Förderung. In allen Fällen gilt: Hier sind persönliche Gespräche unbedingte Voraussetzung.

Wirkungsbereich: global

Effektpotential: hoch

Umsetzungsaufwand: hoch

Themen-Indikatoren (groß): Arbeitsautonomie, Arbeitsdruck, Anerkennung und Wertschätzung, 

Themen-Indikatoren (klein): Arbeitsklima, Arbeitszeit, Unterstützung durch Vorgesetzte

Beschreibung: Controlling dient Unternehmen dazu Kennzahlen zu erfassen, auf deren sich die richtigen Entscheidungen treffen lassen. So können Kennzahlen Missstände sichtbar machen und die Möglichkeit schaffen, frühzeitig mit geeigneten Maßnahmen zu steuern. Entsprechend verständlich ist es, dass das Management dazu neigt, viele Kennzahlen zu erfassen. Dabei entsteht oft das Gefühl des Kontrollierens von Mitarbeitern, was auf diese Art schnell Vertrauen zerstören kann.

Bitte prüfe folgende Maßnahmen:

1. Prüfe die wahre Notwendigkeit der erfassten Zahlen. Das Controlling gehört regelmäßig geprüft, denn jede erfasste Kennzahl hat auch mehrere Auswirkungen auf das Unternehmen:
   1. Jede Kennzahl benötigt Zeit und Ressourcen bei der Erfassung und Analyse.
   2. Jede Kennzahl kann das Gefühl von Kontrolle bei den Mitarbeitern steigern.
   3. Jede Kennzahl beleuchtet nur eine Sicht auf das Unternehmen. Oft entsteht der falsche Trugschluss, dass aus der Kombination mehrerer Kennzahlen ein vollständiger Blick auf das Unternehmen entsteht. Dies wird das Management aber nur vom Unternehmen abtrennen. Kennzahlen können nur eine neutrale Ergänzung zu den Kommunikationspfaden zu deinen Mitarbeitern und Kunden sein.
   4. Jede Kennzahl hat nur einen sehr engen Interpretationsspielraum. Oft werden Kennzahlen herangezogen, um Ursachen zu identifizieren. Das kann aber nur bedingt funktionieren; z. B. kann die Verminderung einer Produktionsstückzahl viele verschiedene Ursachen haben und bedarf einer genauen Analyse vor Ort.
2. Prüfe die Transparenz. Controlling führt immer zu dem Gefühl von Misstrauen. Sprich daher mit deinen Mitarbeitern über die Kennzahlen, denn nur mit Transparenz kannst du diesem Gefühl entgegenwirken. Erkläre dabei, wie ihr die Kennzahlen erfasst, warum ihr das tut, was ihr euch davon erhofft und was ihr versucht daran auszulesen. Angenehmer Nebeneffekt: Die Mitarbeiter werden dir in der Diskussion schnell aufzeigen, wo dabei überall kleine Denkfehler und Fehlinterpretationen vorhanden sind. Denn sie kennen alle Einflussfaktoren auf die Kennzahlen.
3. Prüfe die Zugänglichkeit der Kennzahlen. Kennzahlen dürfen auf keinen Fall ein Machtinstrument werden. Wenn Mitarbeiter die Relevanz der Zahlen verstehen, werden sie diese auch selber prüfen wollen. Damit können sich Systeme auch selbst regulieren. Traue deinen Mitarbeitern zu, dass sie dazu in der Lage sind.
4. Prüfe, ob es keinen adäquaten oder besseren Ersatz gibt. Oft können dieselben Ursachen schneller und einfacher erkannt werden über den direkten Kontakt mit den Mitarbeitern. Der Mensch ist noch immer die komplexeste Sensorik, die wir haben.

Wirkungsbereich: global

Effektpotential: mittel

Umsetzungsaufwand: mittel/groß

Themen-Indikatoren (groß): Arbeistzeit, Arbeistdruck, Balance von Berufs- und Privatleben

Themen-Indikatoren (klein): emotionale Inanspruchname

Beschreibung: Die Glücksforschung hat in vielen Studien belegt, dass ein Hauptfaktor für das Wohlbefinden die Möglichkeit der freien Zeiteinteilung ist. Auf der anderen Seite belegen Studien zur Krankheitsprävention die Wichtigkeit von Ausgleichzeiten, wenn es belastende Phasen gibt. Vertrauensarbeitszeit funktioniert dagegen nur in sehr offenen Unternehmenskulturen, da sonst die Angst der falschen Einschätzung der Kollegen zu einer unfreiwilligen und belastenden Mehrarbeit führt. Es sind dabei unterschiedliche Arten von Überstunden- und Zeitkonten zu unterscheiden:

Vollautomatische Zeiterfassungssysteme: Sie erfassen die Zeit voll automatisch. Es gibt viele Systeme am Markt, diese unterscheiden sich im Aufwand der Einführung, Wartung und des Preises. Mitarbeiter nehmen diese Systeme gerne als Controllingmaßnahme und nicht als Schutz vor eigenen Überstunden wahr. Hier ist eine offene Kommunikation über die Beweggründe wichtig. Dies muss auch regelmäßig wiederholt werden, um zu vermeiden, dass neue Arbeitskräfte die Motivation mißverstehen oder die Motivation mit der Zeit vergessen/verdrängt wird.

Teilautomatische Zeiterfassung: Hier kann ein einfaches Excelfile, das monatlich vom Mitarbeiter selbst gepflegt wird schon ausreichen. Am Monatsende werden die Zeiten vom Vorgesetzten bestätigt. Da die eigentliche Zeiterfassung durch den Mitarbeiter selbst erfolgt, wird Vertrauen aufgebaut. Hier gilt aber auch zu beachten, dass gemeinsam erarbeit werden muss, wie die Zeiten zu pflegen sind, um Missverständnisse untereinander zu vermeiden: Wie genau soll erfasst werden? In welche Richtung und wie wird gerundet? Wann müssen die Zeiten erfasst werden (stetig, täglich, wöchentlich)? Wie sind Pausen, Urlaubs- oder Kranktage zu erfassen? etc. ...

Wirkungsbereich: spezifische Gruppen

Effektpotential: hoch

Umsetzungsaufwand: hoch

Themen-Indikatoren (groß): persönliche Entwicklungsmöglichkeit, Arbeitsautonomie berufliche Herausforderung, Unterstützung durch Vorgesetzte

Themen-Indikatoren (klein): Arbeitsklima

Beschreibung: Eine der größten intrinsischen Motivationen ist der Wunsch nach eigener Weiterentwicklung. Sobald wir unsere Grundbedürfnisse nach Maslow gestillt haben, tritt der Wunsch nach Selbstverwirklichung in den Vordergrund:

Um uns selbst verwirklichen zu können, streben wir nach Freiheit für einen Gestaltungsraum und nach Entwicklung unseres Selbst. Bespreche mit den Mitarbeitern einzeln deren Ziele ihrer Weiterentwicklung. Bespreche dabei genau, wo sich der Mehrwert für das Unternehmen befindet und mit welchen finanziellen und zeitlichen Möglichkeiten das Unternehmen bereit ist zu unterstützen. Definiere Zwischenschritte und achte darauf, dass allen Beteiligten die jeweilige Investition des anderen bewusst ist. Weiterentwicklungen müssen immer von beiden Seiten getragen werden. Falls du dabei Erwartungen an deinen Mitarbeiter hast, formuliere sie auch im Gespräch und redet gemeinsam darüber.

Bitte beachten: Weiterbildungsmaßnahmen sind immer eng mit der Person abzustimmen, sowohl zeitlich, als auch inhaltlich. Effektiv wird es nur, wenn die privaten Ziele mit den Zielen des Unternehmens übereinstimmen.  

Wirkungsbereich: global

Effektpotential: mittel

Umsetzungsaufwand: einfach

Themen-Indikatoren (groß): Anerkennung und Wertschätzung, Unterstützung durch Vorgesetzte, kollegiale Zusammenarbeit, Arbeitsklima

Themen-Indikatoren (klein): Arbeitsabläufe

Beschreibung: Wir neigen dazu von Arbeitsaufgabe zu Arbeitsaufgabe zu „hetzen“. Oft fühlt sich mit der Zeit damit alles nach dem berühmten "Hamsterrad" an. Dabei ist die bewusste Reflektion der Leistung gleich in mehrere Hinsichten wichtig:

-        Eine Reflektion der eigenen Leistung schafft ein Bewusstsein der eigenen Anerkennung. Je mehr wir unsere Leistung selbst anerkennen, um so weniger angewiesen sind wir auf das Lob unserer Kollegen und Vorgesetzten. Damit schaffen wir es mehr, Arbeiten nach der Notwendigkeit als nach dem Prestige zu priorisieren.

-        Je mehr die Kollegen sehen, was der Einzelne geleistet hat, umso größer wird das gegenseitige Verständnis. Damit wächst ein Team zusammen und steigert die eigene Performance. Je mehr alle merken, dass gemeinsam an den Zielen gearbeitet wird, umso motivierter wird der Einzelne.

-        Eine kurze Darstellung der Ergebnisse führt zur Wissensverteilung über das Team. So kann jeder später sich Hilfe bei dem Kollegen holen, von dem er so weiß, dass er mit bestimmten Thematiken beschäftigt war.

-        Durch die Darstellung der Ergebnisse kristallisiert sich ein gemeinsames Werteempfinden heraus. So kann das Team definieren, wie Prozesse aussehen, Ergebnisse dokumentiert werden und Ergebnisse weiterverwertet werden können.

-        Doppelte oder sinnlose Tätigkeiten fallen auf und können optimiert werden.

 Die Durchführung lässt sich am besten als Standup umsetzen. Dabei stehen alle Mitwirkenden im Kreis. Damit wird verhindert, dass es endlose Diskussionen gibt und sich alle Beteiligten auf das Wesentliche konzentrieren. Wenn es vorher gemeinsam festgelegt wird, kann auch der Einwurf „Detail“ vereinbart werden. Damit gibt man zu verstehen, dass eine Diskussion später bilateral gelöst werden sollte. Das sollte immer in einer respektvollen Weise erfolgen. Ansonsten ist darauf zu achten, dass man den aktuell Sprechenden nicht unterbricht. Geht der Wochenrückblick länger als 15 Minuten, ist entweder die Gruppe zu groß gewählt oder müssen die Gesprächsregeln nochmals überarbeitet werden. Der Wochenrückblick kann als Prozess verstanden werden, der wie jeder andere Prozess vom Team regelmäßig geprüft und optimiert werden sollte.